Avis de confidentialité applicable aux candidats postulant chez ThoughtSpot®

Date d'effet : 8 septembre 2023

ThoughtSpot, Inc. et ses filiales (dénommées ensemble « ThoughtSpot », « notre », « nos » ou « nous ») s'engagent à protéger votre vie privée et vos Données personnelles (telles que définies ci-dessous). Cet Avis de confidentialité applicable aux candidats (« Avis ») présente nos pratiques de confidentialité en lien avec la collecte et l'utilisation d'informations obtenues ou générées pendant le processus de recrutement, ou lorsque vous postulez à un poste ou autre rôle auprès de notre société (« Données personnelles »). Il présente également les droits dont vous disposez en lien avec ces informations.

Types de Données personnelles collectées par ThoughtSpot

ThoughtSpot recueille des Données personnelles directement auprès de vous, en tant que candidat à un emploi, mais aussi auprès de tiers, par exemple dans le cadre de la vérification de vos antécédents judiciaires, de vos précédents emplois ou de vos références, avec votre consentement lorsque la loi l'exige. Les Données personnelles ne comprennent pas les données anonymes ou dépersonnalisées, qui ne sont pas associées à une personne en particulier.

Données que nous obtenons directement auprès de vous

Nous pouvons recueillir, stocker et traiter les catégories suivantes de Données personnelles obtenues directement auprès de vous dans le cadre de nos processus de traitement des candidatures et de recrutement :

• Informations d'identification, par exemple le nom, les coordonnées (adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail), ainsi que le nom d'utilisateur et le mot de passe utilisés pour accéder au système de recrutement ;
• Informations professionnelles ou liées au poste, par exemple l'expérience professionnelle et d'autres expériences pertinentes, y compris les informations contenues dans un CV, une lettre de motivation ou une candidature. Ces informations incluent également les informations liées à des candidatures ou emplois précédents chez ThoughtSpot, ainsi que toute information permettant à ThoughtSpot de déterminer :
  • si vous pouvez travailler légalement dans la circonscription juridique concernée (notamment les informations de visa),
  • si vous accepteriez de déménager,
  • la voie par laquelle vous avez entendu parler du poste,
  • toute clause de non-concurrence ou non-sollicitation qui pourrait vous empêcher d'occuper le poste pour lequel vous avez postulé chez ThoughtSpot,
  • tout conflit d'intérêts potentiel ou avéré ;
• Informations sur votre formation et autres informations fournies à l'appui de la demande d'emploi ;
• Appartenance à un groupe bénéficiant d'une protection légale spécifique pour assurer la diversité de recrutement et le suivi de la diversité, dans la mesure où la collecte de telles données est autorisée par la réglementation locale applicable (race, origine ethnique, sexe, statut d'ancien combattant et/ou handicap) ; informations sur la citoyenneté ou le statut d'immigration (par exemple, pour prouver que vous avez le droit de travailler) ;
• Données sensibles. Certaines informations que nous recueillons peuvent être considérées comme sensibles dans certaines circonscriptions juridiques, notamment le nom d'utilisateur et le mot de passe utilisés pour accéder au système de recrutement et les informations relatives à des caractéristiques personnelles (par exemple, race, origine ethnique et handicap). Dans certains pays, ThoughtSpot peut demander des informations relatives à votre race, origine ethnique ou handicap dans le but d'assurer le respect de l'égalité des chances. Cependant, nous ne vous imposons pas de fournir ces informations dans le cadre de votre candidature. Si vous nous les fournissez, elles ne seront pas prises en compte dans le processus de recrutement ou de sélection. Dans la mesure où vous nous fournissez des Données personnelles sensibles (race, origine ethnique, croyances ou opinions politiques, appartenance à un syndicat ou à un parti politique, informations sur votre santé physique ou mentale, orientation sexuelle ou informations relatives à des condamnations ou infractions pénales), vous autorisez expressément ThoughtSpot à traiter ces informations conformément au présent Avis ;
• Informations en lien avec votre activité sur Internet et les autres réseaux électroniques, comme le type de navigateur et le système d'exploitation, l'historique du navigateur, les données relative à votre parcours de navigation, l'historique de recherche, ainsi que les informations concernant vos interactions avec un site Web, une application ou une publicité, y compris les journaux d'accès et d'autres informations d'activité liées à votre utilisation du système de recrutement de ThoughtSpot, la durée de votre visite sur le système de recrutement de ThoughtSpot, et l'URL de référence ou le site Web qui vous a conduit sur le système de recrutement de ThoughtSpot ;
• Informations sur vos références et informations issues des vérifications des antécédents judiciaires ;
• Informations liées aux évaluations auxquelles vous avez pu participer dans le cadre du processus de sélection ;
• Informations financières, telles que votre statut fiscal ou des coordonnées bancaires permettant le remboursement de frais liés au processus de recrutement ;
• Déductions, telles que vos préférences, caractéristiques, compétences non techniques et comportements ; et
• Autres informations que vous pouvez choisir de nous communiquer volontairement dans le cadre de votre candidature ou d'un entretien d'embauche, y compris vos attentes en matière de rémunération, les aménagements raisonnables que vous pouvez demander ou partager au cours du processus de recrutement, et d'autres informations collectées lors des présélections téléphoniques et des entretiens d'embauche.

Lorsque nous collectons des données sensibles, nous le faisons aux fins décrites dans le présent Avis et, si la législation applicable en matière de protection des données ou de la vie privée l'exige, nous obtiendrons votre consentement concernant l'utilisation de vos Données personnelles sensibles.

Données que nous obtenons auprès d'autres sources

Au cours du processus de recrutement, nous pouvons également collecter auprès d'autres sources les types de Données personnelles suivantes vous concernant :

• Appartenance à un groupe bénéficiant d'une protection légale spécifique pour assurer la diversité de recrutement et le suivi de la diversité, dans la mesure où la collecte de telles données est autorisée par la réglementation locale applicable ;
• Informations sur la formation, par exemple des informations détaillées sur les formations que vous avez suivies auprès des établissements concernés, de fournisseurs de données éducatives ou de prestataires de vérification des diplômes ;
• Informations professionnelles ou liées à l'emploi, telles que vos expériences professionnelles obtenues auprès de cabinets de recrutement, de registres ou de bases de données accessibles au public, d'anciens employeurs et/ou d'établissements d'enseignement (dans la mesure permise par la loi applicable), et les informations sur vos performances ou votre conduite provenant de références, d'autres employés, clients ou prestataires de services de ThoughtSpot, ou d'anciens employeurs ; et
• Informations disponibles publiquement sur des sites Web ou des réseaux sociaux, comme LinkedIn ou d'autres plateformes de recherche d'emploi, y compris les informations que vous choisissez de nous soumettre volontairement dans le cadre de votre candidature (par exemple, lorsque vous postulez par l'intermédiaire de LinkedIn).

Une partie des Données personnelles mentionnées dans le présent Avis doivent impérativement nous être fournies dans le cadre de notre processus de recrutement. Si vous ne nous fournissez pas ou ne nous autorisez pas à traiter ces Données personnelles obligatoires, nous ne pourrons peut-être pas réaliser les actions indiquées dans le présent Avis.

Lorsque vous naviguez sur notre site Web, nous pouvons également recueillir certaines informations sur votre visite à l'aide de « cookies » et d'autres technologies de suivi similaires. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.

Comment nous utilisons vos Données personnelles

Nous ne traitons vos Données personnelles que lorsque la législation applicable le permet ou l'exige dans le cadre de notre processus de traitement des candidatures et de recrutement. Certains pays exigent que nous disposions d'une base légale pour traiter vos Données personnelles. Nos bases légales exactes peuvent varier d'un pays à l'autre, mais en général, il s'agit des suivantes : prendre les mesures nécessaires pour conclure un contrat de travail avec vous, respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, assurer nos intérêts légitimes (nous mettons en place des garanties pour nous assurer que notre intérêt légitime ne l'emporte pas sur votre vie privée ou vos autres libertés et droits fondamentaux) ou les intérêts légitimes de tiers, ou utiliser vos Données personnelles avec votre consentement si la loi applicable l'exige. Nous pouvons traiter vos Données personnelles aux fins commerciales légitimes suivantes :

• Identifier et évaluer votre candidature à un emploi, y compris vos compétences, qualifications et intérêts dans le but de déterminer votre adéquation au poste pour lequel vous avez postulé ;
• Vérifier vos informations, y compris par le biais d'informations accessibles au public (par exemple, sur LinkedIn ou d'autres plateformes de recherche d'emploi) et vérifier vos précédents emplois, vos antécédents judiciaires et vos références, le cas échéant, sous réserve de l'obtention de votre consentement lorsque la loi applicable l'exige ;
• Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement et de votre candidature ;
• Créer et envoyer des rapports dans la mesure exigée ou permise par la loi ;
• Respecter nos obligations légales, réglementaires et de gouvernance d'entreprise ;
• Exécuter, analyser et améliorer nos offres d'emploi, notre processus de recrutement et notre base de données de personnes ayant manifesté leur intérêt ;
• Vous envoyer des informations au sujet d'autres postes au sein du groupe ThoughtSpot susceptibles de vous intéresser (si la loi applicable le demande, nous demanderons votre consentement avant de vous communiquer de telles informations) ; et
• Honorer les obligations légales auxquelles nous sommes soumis et coopérer avec les régulateurs et forces de l'ordre. Par exemple, ThoughtSpot peut être tenu de communiquer des Données personnelles en réponse à des demandes légales des autorités publiques, y compris pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou de maintien de l'ordre.

Nous pouvons également traiter vos Données personnelles aux fins suivantes :

• Pour combattre la fraude ;
• Pour assurer la sécurité du réseau et des informations, notamment en empêchant l'accès non autorisé à nos systèmes informatiques et de communication électronique, et en évitant la diffusion de logiciels malveillants.

Nous pouvons également dépersonnaliser ou anonymiser vos informations de manière à ce que vous ne puissiez pas être raisonnablement réidentifié par nous ou par une autre partie, et nous pouvons utiliser ces données dépersonnalisées à n'importe quelle fin. Lorsque nous dépersonnalisons des données qui étaient initialement des Données personnelles, nous conserverons et utiliserons ces informations sous leur forme dépersonnalisée et n'essaierons pas de les réidentifier.

La manière dont nous sommes susceptibles de partager vos Données personnelles

ThoughtSpot ne « vend » ni ne « partage » les informations relatives aux candidats à un emploi dans le sens où la réglementation applicable définit ces termes. ThoughtSpot peut cependant communiquer vos Données personnelles à des tiers dans un nombre limité de circonstances liées aux besoins de notre entreprise. ThoughtSpot prend les mesures appropriées pour s'assurer que les personnes qui reçoivent vos informations soient tenues d'en maintenir la confidentialité. Avec ces garanties en place, ThoughtSpot peut communiquer vos Données personnelles aux personnes ou entités décrites ci-dessous pour les objectifs supplémentaires suivants, si la loi le permet ou l'impose :

• Sociétés affiliées. Nous pouvons communiquer vos Données personnelles à d'autres sociétés du groupe ThoughtSpot à des fins de recrutement, de gestion des ressources humaines et de rapports internes. Ces données peuvent inclure des informations d'identification, des informations professionnelles ou des informations liées à l'emploi, des informations sur la formation, des informations sur l'appartenance à un groupe bénéficiant d'une protection légale spécifique, des données sensibles, l'activité sur Internet et d'autres réseaux électroniques, des informations financières, des déductions, d'autres informations et/ou des informations accessibles au public.
• Prestataires de services. Nous pouvons communiquer vos Données personnelles à divers prestataires de services chargés de réaliser pour notre compte des opérations liées au processus de recrutement, par exemple les recruteurs, l'hébergeur de la plateforme de recrutement, les services de vérification des antécédents (si nécessaire dans le cadre du recrutement), des prestataires de vérification des précédents emplois, de l'identité et d'autres prestataires effectuant des vérifications préalables à l'emploi, des prestataires de services de paiement, des prestataires de réservation de voyages et de remboursement des frais en lien avec les entretiens. Dans ce cas, nous pouvons communiquer des informations d'identification, des informations professionnelles ou des informations liées à l'emploi, des informations sur la formation, des informations sur l'appartenance à un groupe bénéficiant d'une protection légale spécifique, des données sensibles, l'activité sur Internet et d'autres réseaux électroniques, des informations financières, des déductions, d'autres informations et/ou des informations accessibles au public.
• Avocats et prestataires de services juridiques connexes. Nous pouvons communiquer des informations d'identification, des informations professionnelles ou des informations liées à l'emploi, des informations sur la formation, des informations sur l'appartenance à un groupe bénéficiant d'une protection légale spécifique, des données sensibles, l'activité sur Internet et d'autres réseaux électroniques, des informations financières, des déductions, d'autres informations et des informations accessibles au public.
• Forces de l'ordre et administrations. Nous pouvons communiquer vos Données personnelles aux forces de l'ordre, aux tribunaux, aux régulateurs, aux autorités fiscales, aux autorités gouvernementales ou à d'autres tiers si cela est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale ou réglementaire, ou pour protéger nos droits, vos droits ou les droits d'un tiers.
• Autres entreprises. Si (i) nous ou nos sociétés affiliées sommes rachetés par une autre société, fusionnons avec une autre société ou bénéficions d'un investissement d'une autre société, ou (ii) si l'un de nos actifs est transféré à une autre société, que ce soit dans le cadre d'une procédure de faillite ou d'insolvabilité ou autrement, nous pouvons transférer les informations que nous avons collectées à votre sujet à cette autre société. Dans le cadre du processus de transfert, nous pouvons communiquer certaines de vos informations à des prêteurs, des auditeurs et des conseillers tiers, y compris des avocats et des consultants.

Nous pouvons également partager vos informations à d'autres fins avec votre consentement lorsque celui-ci est requis par la loi et, dans de rares cas, dans des situations d'urgence ou lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité des personnes.

Comment nous sécurisons vos Données personnelles

Nous mettons en place des mécanismes physiques, administratifs et techniques pour protéger vos Données personnelles contre tout(e) accès, utilisation ou divulgation non autorisé(e). Nous exigeons également, par voie contractuelle, de nos fournisseurs de services qu'ils protègent ces informations contre tout(e) accès, utilisation ou divulgation non autorisé(e). En outre, nous limitons l'accès aux Données personnelles aux employés, agents, prestataires et autres tiers qui ont un besoin professionnel légitime d'accéder à ces Données. Pour plus d'informations sur nos pratiques en matière de sécurité, consultez le Centre de gestion de la confidentialité à l'adresse www.thoughtspot.com/legal/trust.

Durée de rétention de vos Données personnelles

Sauf stipulation contraire, permise ou imposée par la loi ou la réglementation en vigueur, nous conserverons vos Données personnelles pendant toute la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lesquelles elles ont été collectées. Nous conservons ces informations pour diverses raisons, notamment pour nous défendre en cas d'action en justice liée à une décision de recrutement, vous considérer pour d'autres emplois actuels ou futurs chez ThoughtSpot et nous aider à mieux comprendre, analyser et améliorer nos processus de recrutement. Si nous n'avons aucune raison légitime de traiter vos Données personnelles, nous les effacerons, les anonymiserons ou les stockerons en lieu sûr, et les isolerons de tout autre traitement, jusqu'à ce que leur suppression soit possible. Nous nous réservons le droit d'utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à toute fin commerciale légitime sans vous en avertir et sans vous demander votre consentement.

Si ThoughtSpot vous offre un emploi et que vous l'acceptez, les Données personnelles que nous avons collectées pendant le processus de candidature et de recrutement feront partie de votre dossier, et nous pourrons les utiliser dans le cadre de votre emploi conformément à nos politiques applicables aux Données personnelles des employés. Si vous ne devenez pas un employé de ThoughtSpot ou une fois que vous cesserez de l'être, nous conserverons et détruirons de manière sécurisée vos Données personnelles, conformément à notre politique de conservation des documents et aux lois et règlements applicables. Si nous ne pouvons pas supprimer entièrement certaines données de nos systèmes pour des raisons juridiques ou techniques, nous mettrons en place des mesures appropriées afin de prévenir le traitement ou l'utilisation ultérieurs des Données personnelles.

Contrôle de vos Données personnelles

Certaines circonscriptions juridiques, comme l'Espace économique européen (EEE) et la Californie, accordent à leurs résidents des droits légaux relatifs au respect de la vie privée. Sous réserve de la législation locale en vigueur, vous pouvez être en droit de consulter vos Données personnelles, de les supprimer, d'en recevoir une copie ou de vous opposer à leur traitement ou le limiter, de bénéficier de la portabilité des données, de nous demander de rectifier des erreurs ou de mettre à jour vos Données personnelles, ou encore de demander une explication des règles régissant le traitement de vos Données personnelles.

Ces droits peuvent être limités ou vous être refusés dans certains cas. Par exemple, il est possible que nous soyons autorisés à conserver vos Données personnelles dans la mesure autorisée par le droit applicable. Comme indiqué ci-dessus, nous mettrons alors en place des mesures appropriées afin de prévenir le traitement ou l'utilisation ultérieurs des Données personnelles.

Afin d'exercer vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section intitulée « Comment nous contacter » ci-après. Nous répondrons à ces demandes conformément aux exigences des lois en vigueur en matière de protection des données. Veuillez noter que, pour traiter votre demande, nous pouvons vous demander de nous fournir certaines informations afin de vérifier votre identité. Lorsque vous ou votre agent autorisé nous contactez au sujet de vos Données personnelles en vertu du droit local applicable, nous vous demandons de valider votre identité avant de répondre à votre demande. Les agents autorisés peuvent également devoir fournir une copie de l'autorisation signée du consommateur qui lui permet de soumettre des demandes au nom du consommateur.

Nous ne prendrons aucune mesure discriminatoire à votre encontre si vous choisissez d'exercer vos droits en matière de protection de la vie privée.

Décisions automatisées vous concernant

Nous ne prenons pas de décisions de recrutement ou d'embauche en nous fondant uniquement sur des systèmes de prise de décision automatisée ou de profilage (conformément la définition de ces termes dans les lois locales applicables). Si nous choisissions néanmoins de nous appuyer entièrement sur un système décisionnel automatisé et si ce choix pouvait avoir un impact important sur votre candidature ou si vous pouviez être soumis à un profilage, nous mettrons en place les garde-fous appropriés exigés par la réglementation applicable.

Transferts internationaux de données

ThoughtSpot stocke et traite les informations collectées : (i) dans tout pays où nous avons des sites, ou (ii) dans tout pays où nous collaborons avec des prestataires de services. Une liste des sièges et bureaux internationaux de ThoughtSpot est disponible ici.

Si vous êtes un candidat résidant dans l'EEE, nous protégerons vos Données personnelles lorsqu'elles seront transférées en dehors de l'EEE :

• En les traitant sur un territoire qui fournit, selon la Commission européenne, un niveau adéquat de protection des Données personnelles ; ou
• En mettant plus généralement en œuvre des dispositifs adéquats pour protéger vos Données personnelles, y compris en recourant aux Clauses contractuelles types ou à un autre mécanisme de transfert licite approuvé par la Commission européenne.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations concernant les transferts internationaux de Données personnelles que nous effectuons, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées à la section intitulée « Comment nous contacter » ci-après.

Informations obligatoires sur la protection des données personnelles en Californie

Le California Consumer Privacy Act (« CCPA » ou loi sur la protection des données personnelles des consommateurs résidant en Californie) exige que les entreprises fournissent des informations complémentaires sur les droits des consommateurs de Californie concernant le partage et la suppression des Données personnelles collectées, ainsi que l'accès à ces informations. Nous pouvons partager ou communiquer les Données personnelles répertoriées dans la section ci-dessus intitulée « Collecte de vos Données personnelles » à des fins commerciales.

Les consommateurs californiens sont en droit de demander des informations concernant la collecte, l'accès et la suppression de leurs Données personnelles dans le cadre du CCPA. Nous ne vendons pas les Données personnelles des consommateurs californiens et ne faisons aucune distinction dans nos réponses aux demandes relatives au respect de la vie privée.

Si vous êtes un consommateur californien et que vous souhaitez exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels en votre nom ou par l'intermédiaire d'un mandataire autorisé, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section intitulée « Comment nous contacter » ci-après. Il se peut que nous devions vérifier votre identité et votre lieu de résidence avant de traiter votre demande à exercer vos droits.

Modification du présent Avis de confidentialité

ThoughtSpot est susceptible de modifier ou de mettre à jour ponctuellement le présent Avis de confidentialité pour les candidats afin de tenir compte de l'évolution de notre entreprise et de nos pratiques. Contactez-nous aux coordonnées indiquées dans la section « Comment contacter ThoughtSpot » ci-dessous pour demander à recevoir la version la plus récente.

Comment contacter ThoughtSpot

Si vous avez des questions concernant le présent Avis ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez nous envoyer un e-mail à [email protected], nous appeler au +1 800-508-7008 ou nous écrire à l'adresse suivante :